Minulla on ollut kunnia olla mukana monenlaisessa organisaation kehittämisprosessissa valmentajana ja työnohjaajana. Useasti olemme havainneet, että perehdyttämiseen tarvittaisiin organisaatioissa lisää panostuksia.

Mentorointiohjelma on toiminut mainiona apuna perehdyttämisessä ja perehdyttämisen systemaattisessa kehittämisessä.  Uuden työntekijän riittävän hyvä perehdyttäminen on erittäin tärkeää, onpa se työturvallisuuslaissa asetettu työnantajan velvollisuudeksikin. Uudelle työntekijälle on annettava tarpeelliset tiedot yhteisistä käytänteistä, tiedonkulusta, turvallisista työtavoista, työpaikan olosuhteista, asiakastyöstä ja työvälineiden käytöstä. Yhdessä asiakkaan kanssa mietitään usein perehdyttämistä, käytänteitä ja kuinka työnopastusta olisi hyvä kehittää.

Yhdessä asiakasorganisaatiossa aloitettiin systemaattinen mentorointitoiminta perehdyttämisen kehittämiseksi. Tiimeistä ilmoittautui mentoreiksi halukkaita. Heille järjestettiin yhteinen koulutus ja tavoitteena oli saada koko organisaatioon yhdenmukainen mentoritoiminta käynnistettyä. Mentoreille järjestettiin säännölliset vertaistapaamiset, joiden yhteyteen järjestettiin työnohjauksellisia tapaamisia mentoritoiminnan tuntevan työnohjaajan kanssa. Tapaamisissa toimintalinjoja hiottiin ja valmiuksia kehitettiin.

Työnohjaus auttaa mentoreita

Ohjauksissa koettiin tärkeäksi määritellä mitä mentorointi, perehdytys ja työhön opastaminen ovat ja miten rajaus perehdytyksen ja mentoroinnin välillä tehdään. Mentorointitoiminnalla pyrittiin takaamaan uuden tulijan pääsy tiimin jäseneksi. Keskivertoaika mentorointiprosessissa lienee kokemukseeni perustuen vähintään 3 kuukautta. Toki yksilöllisiä eroja on, mutta useimmat mentorit kertoivat, että kun aktorin kysymykset alkavat vähenemään, niin se yleensä kertoo mentoroinnin tarpeen vähenemisestä.

Keskeisiksi teema-alueiksi työnohjauskeskusteluissa nousivat 

•Miten viikoittainen työaika jaetaan
•Miten mentorointi toteutetaan, jos perehdyttäjiä on useampi ja mitä kussakin käsitellään
•Diplomaattisuuden ja lojaliteetin säilyttäminen työnantajaa kohtaan
•Aitous, kannustus ja luottamusta herättävä mentorointi tavoitteena
•Minä mentorina edustan omaa organisaatiotani, miten välttää omien tunteiden siirtoa
•Minä mentorina tarvitsen vertaistukea, omasta jaksamisesta huolehtimista ja vertaismentorointia
•Minä mentorina tarvitsen vertaistukea, omasta jaksamisesta huolehtimista ja vertaismentorointia

Mentorointi siirtää hiljaista tietoa

Mentorointi sai alkunsa tarpeesta kehittää ja pitää yllä yhtenäisiä käytänteitä. Mentorointi vahvistaa sitoutumista työhön ja organisaatioon. Mentoroinnin avulla hiljainen tiedonjako lisääntyy, se madaltaa kynnystä tulla kysymään, helpottaa uuden työntekijän työyhteisöön sisälle pääsyä ja varmistaa, että hänellä on joku nimetty henkilö, jolta voi kysyä. Mentoroinnin sisällöstä on tärkeää sopia yhdessä. Mentorilla on työhön opastuksessa koordinoiva ote ja itse opastuksen suorittaa substanssin osaaja. Mentoroinnilla pystytään myös vahvistamaan tulijan turvallisuuden tunnetta ja estämään yksin jääminen.

Mentorointikokemuksia jaettaessa koettiin tärkeänä, että perehdytysvastuu on yhdellä ja samalla henkilöllä, vaikka varahenkilöjärjestelmä on olemassa poissaolojen varalta. Esimerkiksi palaverin jälkeen uuden työntekijän kanssa käydään lyhyt palautekeskustelu koskien palaverin sisältöä ja mitä ajatuksia hänelle palaverista heräsi. Tämä lisäsi oman toiminnan ja käytänteiden arvioinnin kehittymistä.

Uuden tulokkaan ulkopuolisuus ja ihmettely antaa usein työkaluja myös muille työryhmän jäsenille toiminnan arviointiin ja omien päätösten perusteiden hakemiselle. Tällä keskustelulla on laajempaakin merkitystä asenteiden ja motivaation kannalta. Se myös ohjaa kiinnittämään huomion oleellisiin asioihin.

Rohkaisevaa palautetta mentoroinnista

Mentoroinnista saatu palaute on ollut rohkaisevaa. Se koettiin molemminpuolisena oppimisprosessina. Käytäntö osoitti, ettei kannata laatia tiukkaa agendaa mentoroinnille vaan edetään kunkin mentoroitavan kohdalla yksilöllisesti. Aktorit tulivat erilaisista taustoista, toiset organisaation sisältä ja toiset taas ulkopuolelta. Jo tämä ohjasi mentoroinnin sisällöllistä puolta.  Myös tuloajankohdalla on merkitystä mentoroinnin toteutuksessa ja sillä, onko samalla mentorilla useampi juuri organisaatioon tullut työntekijä mentoroitavanaan. Käytännössä tavoitteena oli, että yhdellä mentorilla ei olisi useampaa samaan aikaan uutena työntekijänä tullutta mentoroitavaa.

Ajankäytöstä käydyn keskustelun perusteella yhteinen ymmärrys oli, että etukäteen sovitut lyhyet viikoittaiset tapaamiset säästävät kaikkien aikaa parhaiten. Tapaamisessa käsitellään tässä hetkessä aktiivisena olevat asiat ja suunnitellaan seuraavan viikon tavoitteet. Näin kokonaisuus on hallinnassa ja perehtymistä ja sen edistymistä on helppo seurata. Tärkeäksi koettiin etenkin, että perehdytys toteutui paremmin yhteistyössä toisen henkilön kanssa, kuin itsenäisesti paperisen listan avulla.

3 faktaa mentoroinnista

Mitä mentorointi on?

Mentorointi on yhteistyösuhde, jonka keskeisenä tavoitteena on edistää oppimista ja osaamista, sekä tukea aktorin ammatillista kasvua. Mentorointi on menetelmänä yksinkertainen ja perustuu mentoroitavan eli aktorin ja mentorin väliseen vuorovaikutukseen. Aktorin kysymykset, kiinnostuksen aiheet ja tavoitteet määrittävät mentoroinnin sisällön. Mentorointikeskustelut perustuvat luottamuksellisuuteen, sitoutumiseen ja avoimuuteen. Mentoroinnissa on keskeistä tavoitteiden asettaminen ja niihin pyrkiminen.

Mentorin rooli

Mentori voi auttaa aktoria monella eri tavalla. Hän voi opastaa ja toimia roolimallina. Mentori voi olla ymmärtävä kuuntelija, sparraaja, valmentaja. Hän voi olla aktorin kriittinen ystävä, joka herättelee ajattelemaan uudella tavalla ja kyseenalaistamaan olettamuksia ja juurtuneita ajattelutapoja. Mentori voi myös toimia sillanrakentajana, joka opastaa aktoria syvemmälle asiantuntijuuteen, työelämään, työtehtävään, tai vaikka omien vahvuuksien tunnistamiseen. Mentori voi toimia myös vertaisena, jolloin perinteinen kokenut mentori ja ammatillisesti kokeneempi aktori -asetelma tasoittuu.

Aktorin rooli

Mentoroinnissa aktori on nimensä mukaisesti aktiivisessa roolissa. Aktorin kehittyminen on mentoroinnissa ensisijaisesti tavoitteena ja siksi on tärkeää, että aktori asettaa tavoitteet mentoroinnille. Aktorin asettamien tavoitteiden perusteella muodostuvat myös teemat mentorointitapaamisille. Aktori itse vastaa omasta oppimisestaan ja siitä, miten hän mentorilta oppimaansa soveltaa. Aktori vastaa mentoroinnin etenemisestä ja mahdollisista käytännön järjestelyistä.

Lähde: Mentoroinnin työkirja https://blogs.helsinki.fi/mentorointi/files/2014/08/Mentoroinnin-tyokirja_A4.pdf

Teksti: Katrina Kuusela

Kirjoittaja on HTM, Työnohjaaja STOry, Työyhteisö- ja esimiesvalmentaja, Työyhteisösovittelija, Debriefing ohjaaja, rakentavan myötäelävän vuorovaikutuksen ohjaaja, Certified Business Coach, Luotain Consulting Oy. Katrina Kuusela valmentaa Luotaimessa mm. arvostava työyhteisö-valmennuksia, vuorovaikutusvalmennuksia ja esihenkilövalmennuksia, kuten seuraavaa kaksipäiväistä Arvostava esimies ja haastavat tilanteet – valmennusta lokakuussa – ilmoittaudu pian!