Useimmissa itseään kunnioittavissa yrityksissä toteutetaan jonkinlainen henkilöstökysely – usein vieläpä sama kysely joka tai joka toinen vuosi – osoituksena siitä, että henkilöstöstä ja työilmapiiristä halutaan pitää huolta. Erilaiset kyselyt ovat kehityskeskustelujen ohella tavanomaisimpia henkilöstön kehittämisen välineitä. Tärkeä kysymys on, miten kyselyistä olisi parhaiten hyötyä?

Kysely on tehokas väline

Kyselyillä on kieltämättä monia käytännöllisiä etuja. Kyselyllä voidaan kerätä tietoa arkipuhetta systemaattisemmin ja myös niiltä, jotka eivät ilmaise mielipidettään omaehtoisesti. Kysyä voidaan myös sellaisista asioista, joita ei silmin voi havaita tai joista ei tohdita puhua tai joita yksinkertaisesti ei tulla riittävästi ajatelleeksi ilman erityistä huomiota. Kaiken lisäksi tiedonkeruu on nykyisillä sähköisillä lomakkeilla vaivatonta, nopeaa ja taloudellista. Näistä syistä kysely on siis suositeltava menetelmä.

Kyselyllä tulee olla tietoinen tavoite

Parhaimmallakin välineellä on käyttöarvoa vain silloin, kun välinettä käytetään oikeaan tarkoitukseen. Siksi henkilöstökyselyä suunniteltaessa tulee ensimmäiseksi ratkaista, mitä tarkoitusta varten henkilöstökysely tehdään, millaista hyötyä kyselyllä halutaan saavuttaa. Vasta, kun tavoite on selvillä, on mahdollista päättää, millaisiin asioihin kysymykset kohdistetaan ja miten kysymykset muotoillaan.

Paljon henkilöstökyselyjä tehdään, jotta saadaan kartoitettua työntekijöiden mielipiteitä organisaatiosta, suhtautumisesta johtoon, työprosessien ongelmista samoin kuin työskentelyilmapiiristä ja toiveistakin. Määrävälein toteutettuna tällaiset kartoitukset toimivat seurannan välineinä. Kyselyn tehtävä on siis auttaa johtoa ikään kuin pysymään kärryillä. Kysely on oiva seurannan väline myös silloin, kun halutaan arvioida muutosten toteutumista ja vaikutuksia tai vaikkapa uusien käytäntöjen tehokkuutta.

Työntekijöiden näkökulmasta kysely tarjoaa mielipiteen ilmaisun ja vaikuttamisen kanavan. Kyselyn toteuttaminen on parhaimmillaan arvostuksen osoitus työntekijöiden kokemuksia ja näkemyksiä kohtaan. Kyselyn avulla on mahdollista koota käytännön tietoa henkilöstön mielestä tarpeellisista muutoksista. Tällöin kyselyn tavoitteena on pohjustaa ja suunnata tulevia kehittämistoimia.

Olennainen ja kyselyn tavoitteeseen liittyvä seikka on päättää, mille organisaation tasolle kysymykset kohdennetaan. Halutaanko tietää henkilökunnan käsityksiä koko organisaatiosta, omasta yksiköstään tai tiimistään vai henkilökohtaisesta tilanteestaan. Esimerkiksi työhyvinvointikysely voi koskea organisaation hyvinvointia tai yksittäisten työntekijöiden hyvinvointia.

Kysely tulee toteuttaa ammattitaitoisesti

Teknisestä vaivattomuudestaan huolimatta kyselyn onnistuminen vaatii osaavaa toteutusta. Ensiksikin kyselyn sisällön ja kysymysten muotoilun tulee palvella kyselyn tavoitetta. Hyvän perustan antaa laaja valikoima valmiita, käytössä testattuja ja hyviksi osoittautuneita kyselyjä ja kysymyksiä. Näitä on usein tarpeen muotoilla ja täydentää suunnitteilla olevan kyselyn tavoitteita palvelemaan.

Toiseksi, tieto tulossa olevasta kyselystä herättää aina henkilökunnan mielissä paljon kysymyksiä ja monesti huoltakin. Hyvä tiedottaminen, perusteleminen ja työntekijöiden kysymyksiin vastaaminen ovat ensiarvoisen tärkeitä keinoja motivoida henkilöstö sekä karkottaa epäilyjä ja luoda luottamusta.

Kolmanneksi, vasta kyselyn tulosten asiantunteva raportointi sekä johdolle ja henkilöstölle tiedottaminen tekevät mahdollisiksi tulosten hyödyntämisen.

Tähtäimessä kehittäminen

Kaikkiaan henkilöstökyselyn toteutus on parhaimmillaan silloin, kun siihen liittyy pyrkimys saada aikaan muutosta tai parannusta jossain työpaikan asiassa. Henkilöstökyselyn antama tieto on erityisen arvokasta silloin, kun se johtaa keskusteluun, kehittämisehdotuksiin ja käytännön toimiin.  Kaikissa tapauksissa kysely ja sen tulokset toimivat henkilöstön kuulemisen, vaikuttamisen ja johtamisen välineinä.

Marjut Wallenius, psykologian tohtori PsT, Luotain Consulting Oy. Marjutin tehtäväalueenaan Luotaimessa on erityisesti erilaisten kyselyjen ja henkilöstötutkimusten toteuttaminen ja kehittäminen.